稟議地獄から脱却！私が知った『法人調達の常識』の先の景色

ねぇ、聞いてくれる？うちの会社さ、ちょっと前まで備品買うのが本当に大変だったんだよ。たかがボールペン一本、されどボールペン一本って感じで。稟議書書いて、上司にハンコもらいに行って、それが経理の確認待ちで1週間とか普通にかかってたの。もちろん急ぎで必要って言っても、手続きは省略できないから、いつもギリギリでヒヤヒヤしててさ。総務の仕事って多岐にわたるけど、正直、この備品調達が一番ストレスだったかも。必要なものがすぐに手に入らないって、業務効率にも直結するし、何より精神的に良くないよね。みんなもそういう経験ないかな？

そんな状況だったんだけど、ある日、他社の総務担当の友達と情報交換してたら、耳寄りな情報を教えてもらったんだ。『最近、法人向けのECサービスを使ってるんだけど、これがもうね、目からウロコだよ！』って。最初は半信半疑だったんだけど、個人で使ってるサービスが法人でも使えるって聞いて、俄然興味が湧いちゃって。もしかして、うちの会社の『法人調達の常識』をガラッと変えられるかもしれないって、かすかな希望が湧いたんだ。今日は、私が実際にそのサービスを導入してみて、どんな変化があったのか、正直な気持ちを全部話すね。

最初の印象

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まず、友達から話を聞いた時の最初の印象なんだけど、『え、あのサービスが法人向けにもあるの！？』っていう驚きが一番だったかな。普段からプライベートでしょっちゅう使ってるから、操作感とかはなんとなく想像できたんだけど、法人として使うとなると、請求書とか承認フローとか、そういう経理的な部分がどうなってるのかがすごく気になったんだ。だって、法人って何かと複雑でしょ？個人でポチッと買うのとはワケが違うはずだって。でも、もし本当にそれがスムーズにできるなら、会社の調達業務の常識がひっくり返るんじゃないかって、ちょっとワクワクする気持ちもあったんだよね。既存の業者さんとの関係もあるし、慎重に検討しないとって思いつつも、早く試してみたい衝動に駆られたのを覚えてる。

実際に使ってみて

実際にサービスを使い始めてみたら、想像以上にすんなり導入できたんだ。アカウントの登録も直感的で迷うことはなかったし、管理画面も普段使い慣れているから抵抗感ゼロ。最初に感動したのは、何よりその商品数の多さ。これまでオフィス用品専門の業者さんから買ってたものから、ちょっと特殊な実験器具、はたまた社員のリクエストで出てくるようなちょっとした雑貨まで、本当に何でもあるんだなって。

最初は恐る恐る、消耗品とかから試してみたんだけど、注文から配送までのスピード感が全然違うことにびっくり。翌日にはもう手元に届いてるんだもん。これまでの『稟議通って、発注して、数日待つ』っていう常識が、一瞬で過去のものになった気がしたよ。特に急ぎで必要なものがあった時なんかは、本当に助けられたんだ。あんなに時間かかってた作業が、こんなに簡単にできるんだって、ちょっと衝撃だったね。

良かったところ

このサービスを導入して、本当に良かったなって思う点がいくつかあるんだけど、特に感動したのは次の3つかな。

まず一つ目は、やっぱり圧倒的な調達時間の短縮だね。以前は一つ備品を買うだけでも数日、時には一週間以上かかってたのが、今じゃ最短で翌日、いや、ものによっては注文したその日のうちに手元に届くこともあるからね。急にインクが切れても慌てることがなくなったし、業務がストップする心配が格段に減ったのは本当に大きい。ストレスも激減したよ。

二つ目は、承認フローが劇的にスムーズになったこと。これまでは紙の稟議書を回して、ハンコをもらうために上司の席を探し回ったり、経理の確認待ちでヤキモキしたりしてたんだけど、このサービスにはシステム内で承認をお願いできる機能があるんだ。だから、もう紙の書類を何枚も印刷する必要もないし、どこで止まってるのかも一目瞭然。これで僕の書類作成や追跡にかかる時間が大幅に減ったし、上司や経理担当の方も楽になったって言ってたよ。

そして三つ目は、商品の選択肢がめちゃくちゃ豊富になったこと。これまで契約してたオフィス用品専門の業者さんだと、カタログに載ってるものの中から選ぶしかなかったんだけど、このサービスは本当に何でもあるんだ。ちょっとニッチな専門用品から、社員が個人で使いたいって言ってたようなおしゃれな文房具まで、検索すればだいたい見つかるから、もう『これ、どこで買えばいいんだろう…』って悩むことがなくなったのがすごく嬉しい。これまで複数の業者に問い合わせてた手間も省けて、本当に便利になったよ。

気になったところ

もちろん、完璧なサービスってわけじゃないから、使っていて『あれ？』って思ったところも正直あるんだ。

一つ目は、導入時の社内周知に少し手間取ったことかな。これまでずっと使ってきた調達方法を変えるわけだから、最初は『なんで今さら？』とか『新しいやり方覚えるの面倒だな』っていう声が一部で上がったんだ。特に、長年お付き合いのある業者さんがいる部署だと、心理的な抵抗もあったみたい。でも、実際に使ってみて便利さがわかると、みんなすぐに納得してくれたけどね。導入初期は、丁寧な説明とサポートが欠かせないなって感じたよ。

二つ目は、機能が豊富すぎて、最初はどこを触ればいいか迷うことがあった点。例えば、複数の部署で使う時の予算設定とか、承認ルートを細かく設定したい時とかね。慣れてしまえばどうってことないんだけど、最初はその設定項目がたくさんあって、ちょっと戸惑った記憶があるな。もう少しシンプルな導入ガイドとかがあれば、もっとスムーズだったかもしれない。

どんな人に向いてる？

じゃあ、このサービスってどんな会社や担当者に向いているんだろうって考えると、やっぱり『今の調達業務に非効率さを感じている総務や経理担当者さん』には声を大にしておすすめしたい。特に、

• 備品購入のたびに稟議書作成や承認待ちにイライラしている
• 複数の業者から見積もりを取るのに疲れている
• 領収書の整理や消費税計算が煩雑だと感じている
• 必要なものがすぐに手に入らず、業務が滞ってしまうことがある
• 購買状況をリアルタイムで把握したいけど、今のシステムでは難しい

こんな悩みを持ってるなら、一度試してみる価値は絶対にあると思う。特に中小企業だと、専任の購買部がないことも多いから、一人で何役もこなす総務担当者さんの負担を大きく減らしてくれるはずだよ。

使い続けて20週間の今

使い続けてもう半年近く、だいたい20週間くらいが経った今、うちの会社の『法人調達の常識』は本当にガラッと変わったって実感してる。以前は備品調達がボトルネックになって、他の業務にも影響が出てたことが多かったんだけど、今ではそれがほぼなくなったんだ。

私自身の業務負担が減ったのはもちろんだけど、社員からも『欲しいものがすぐ手に入るようになった！』って好評で、みんなの業務効率も上がってる気がする。これまでは『こんなもの、どこで買えばいいの？』って聞かれてもすぐに答えられなかったのが、『とりあえず、あのサービスで探してみて！』って自信を持って言えるようになったのも大きいね。正直、もう以前の調達方法には戻れないなって思ってる。これからもっと機能を使いこなして、社内の購買業務をもっと最適化していきたいな。

備品調達って地味な業務に思えるけど、それがスムーズになるだけで、会社全体の生産性や社員の満足度に大きく貢献するんだなって、今回このサービスを導入して改めて感じたよ。もし今、あなたが過去の私みたいに、煩雑な備品購入のプロセスに悩まされているなら、ぜひ一度、法人向けECサービスを検討してみてほしいな。きっと、あなたの会社の『法人調達の常識』も、良い意味でひっくり返るはずだから。

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